В 2018 году в России было передано более 150 млн. электронных документов, а в мире более 18 млрд. Несмотря на очевидные преимущества системы электронного документооборота (ЭДО), в России по данным TAdviser на машиностроительную отрасль приходится лишь 5%. Компания Sandvik Coromant, эксперт в области режущего инструмента и инструментальных систем, является одной из немногих, кто активно привлекает своих клиентов перейти на систему ЭДО.

До введения режима самоизоляции более 40 крупных заказчиков уже работали в системе электронного документооборота, а с переводом офисов на удалённую работу их число только увеличивается.

ЭДО позволяет осуществлять любые операции с документами в режиме онлайн: получать всего за пару секунд, не ожидая доставки по почте, вносить необходимые корректировки и контролировать статус документа (доставлен, подписан, отказ в подписи). Данная система даёт возможность оперативно контролировать весь процесс обмена информацией и избегать расхождений с контрагентом, так как обе стороны работают с одним и тем же файлом.

Электронные документы не требуют дублирования на бумаге – государственные органы принимают их в качестве оригиналов. Также в системе ЭДО создаётся единая база, в которой легко ориентироваться благодаря расширенным фильтрам, а все документы (счета-фактуры, акты, накладные и др.) бессрочно хранятся на серверах.

Опыт Sandvik Coromant показывает, что система ЭДО снижает затраты на формирование, печать, доставку и хранение документов до 80 %. Кроме этого, подобный подход в разы экологичнее традиционного.

Sandvik Coromant использует услуги ЭДО одного из четырех ведущих провайдеров – «Контур.Диадок». Все четыре провайдера, такие как ЗАО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Корус Консалтинг СНГ», ООО «Такском» и ООО «Тензор» заключили между собой четырехсторонее соглашение о роуминге*, тем самым образовав альянс роуминговых операторов, обеспечивая транзит документов операторов, не входящих в роуминговый центр. Это означает, что если клиент компании уже использует услугу системы электронного документооборота одного из упомянутых провайдеров, то ему достаточно сообщить специалистам Sandvik Coromant о желании обеспечить связь и транзит электронных документов между компаниями.

«До начала пандемии введение системы ЭДО существенно повысило скорость наших сделок, и, конечно, помогло сократить расходы. Однако все преимущества электронного документооборота стали особенно заметны сейчас, когда нет возможности передать нужные бумаги лично, во время встреч, а вызов курьера на дом может быть неудобен и небезопасен. Сейчас мы стараемся подключить и других наших клиентов к этой системе, тем более это так легко сделать, - для этого всего лишь нужно заключить договор с одним из операторов ЭДО», – отмечает Инесса Роушен, Руководитель отдела по работе с клиентами.

*Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота. Он нужен контрагентам, которые подключены к разным операторам ЭДО и хотят обмениваться электронными документами.